Aby jakikolwiek projekt mógł zakończyć się sukcesem i doprowadzić do pożądanych rezultatów, należy nim w odpowiedni sposób zarządzać – zdanie to może się wydawać truizmem, warto jednak z całą mocą podkreślić, że chaos i podejmowanie działań bez ugruntowanej koncepcji oraz sprzyjających jej praktyk to największe zagrożenia, które potencjalnie mogą „zatopić” nawet najbardziej obiecujące przedsięwzięcie. Metodyki zarządzania projektami umożliwiają zachowanie właściwego i owocnego podejścia, do ich realizacji służą zaś rozliczne narzędzia, za pomocą których można planować, kontrolować postępy, przekazywać informacje, alokować zasoby czy planować dotrzymania zakładanych terminów. Narzędzia te stanowią nieocenioną pomoc, a nierzadko niezbędny warunek sprawnej i wydajnej pracy przy zarządzaniu projektami, dlatego też warto poznać przynajmniej kilka z nich aby móc z powodzeniem z nich korzystać. Niniejszy tekst jest poświęcony pięciu narzędziom do skutecznego zarządzania projektami, które zostaną tu pokrótce omówione.
Nozbe.
Nozbe to aplikacja stworzona w 2007 r. przez Michała Śliwińskiego. Jest prosta w obsłudze i cechuje się minimalistycznym wyglądem, który ułatwia szybkie nauczenie się wszystkich najważniejszych funkcji. Interfejs Nozbe jest responsywny czyli dopasowuje się do każdej rozdzielczości ekranu. Aplikacja umożliwia priorytetyzowanie zadań i delegowanie ich, a opcja współdzielenia projektów z innymi członkami zespołu pozwala zrezygnować z korzystania z e-maili ponieważ cała komunikacja przenosi się do Nozbe. Narzędzie to da się również zsynchronizować z innymi – Nozbe obsługuje m.in. dokumenty i kalendarze Google, pliki Dropbox czy notatki Evernote. Inbox „skrzynka spraw” gromadzi wszystkie istotne pomysły, koncepcje i przypomnienia, a „komentarze” ułatwiają bieżące dzielenie się przez zespół opiniami na temat projektu i jego poszczególnych fragmentów. Nozbe jest aplikacją dostępną w kilku wariantach, dostosowanych do różnych potrzeb i liczby zarządzanych projektów – w przypadku stosunkowo niewielkiej działalności na początek można spróbować z bezpłatnego konta o limicie pięciu aktywnych projektów. Następne pakiety to Solo/Duo dla jednej albo dwóch osób, który kosztuje 19 zł miesięcznie, pozwala na niemilitowaną liczbę projektów oraz tworzenie raportów produktywności, Small Business (do 8 użytkowników, 39 zł miesięcznie) oraz Business – bez ograniczeń liczby użytkowników za 199 zł miesięcznie, z zaawansowanymi raportami i opcjami współdzielenia projektów, a także bezpłatnym szkoleniem online dla administratorów konta.
IC Project.
IC Project to oprogramowanie stworzone przez polską firmę nGroup System – jego nazwa pochodzi od angielskiego „I see project” (widzę projekt). Funkcjonuje jako rozwiązanie chmurowe w modelu SaaS (Software as a Service) czyli aplikacja udostępniana przez internet, której nie trzeba instalować na własnym komputerze. ICP jest narzędziem uniwersalnym przeznaczonym do zarządzania projektami z najróżniejszych branż – pozwala gromadzić wszystkie dane i zasoby w jednym miejscu, zawiera umożliwiający prowadzenie rozmów, a także konsultacji z klientami komunikator, który zapisuje w systemie całość korespondencji oraz wyświetlający najważniejsze wydarzenia w projekcie kalendarz. IC Projekt wykorzystuje tablice Kanban, które wizualizują przepływ pracy w projekcie i cechuje się nowoczesnym designem, dzięki któremu obcowanie z aplikacją jest prostsze i przyjemniejsze. Aplikacja planuje i rejestruje użycie zasobów w projekcie, umożliwia także zarządzanie budżetem. Dane w ICP są bezpieczne, a liczba projektów, którymi można równocześnie zarządzać – nieograniczona.
MS Project.
Microsoft Project to narzędzie do zarządzania projektami stworzone przez Microsoft. Pozwala zachować kontrolę nad zasobami, czasem i finansami wykorzystywanymi w projekcie, zawiera funkcje raportujące, umożliwia tworzenie, edytowanie i kontrolowanie harmonogramów. Zarządzanie projektem w MS Project jest wspierane przez wykresy, diagramy, takie jak np. Diagram Gannta i tabele przestawne; pomocne są także wbudowane szablony. W programie można definiować i planować zadania, określać czas potrzebny na ich wykonanie i wprowadzać między nimi powiązania. Pozwala również na zarządzanie całymi portfelami projektów przy użyciu analitycznych funkcji wynikających ze ścisłej integracji z usługą MS Power BI. Program jest również ściśle zintegrowany z takimi innymi aplikacjami pakietu MS Office jak Word i Excel. Kierownik projektu w każdej chwili ma zapewniony wgląd w przebieg prac i może monitorować ich wszystkie etapy.
Podio.
Podio to aplikacja stworzona w 2009 r. w Danii. Tak jak większość innych narzędzi do zarządzania projektami, również Podio umożliwia zarządzanie harmonogramami i współdzielenie pracy, posiada jednak więcej bardzo przydatnych atutów. Podio występuje jako aplikacja webowa, jak i w wersjach dostępnych na urządzeniach mobilnych, a jej interfejs przypomina nieco ten powszechnie znany z Facebooka. Wszystko jest intuicyjne – główny pulpit wyświetla strumień aktywności, połączenia, ostatnie elementy, zadania czy kalendarz. Narzędzie można zintegrować z Dropboxem, Google Drive, Evernote oraz innymi – w ten sposób staje się platformą, która łączy całą pracę zespołu w jednym miejscu. Obecny w Podio czat umożliwia prowadzenie rozmów i sprawną komunikację. Z aplikacji można korzystać w 12 wersjach językowych. Jeżeli chodzi o warianty cenowe, jest ich kilka – podstawowy, darmowy poziom pozwala korzystać z Podio pięciu osobom, które mogą zarządzać zadaniami, aplikacjami i obszarami roboczymi. Następne, płatne poziomy to Basic, Plus i Premium, z różnymi dodatkowymi funkcjami.
Trello.
Trello to młode bo powstałe w 2011 r. narzędzie, które pozwala tworzyć listy zadań i wykorzystywać je przy zarządzaniu projektami. Z aplikacji da się korzystać zarówno z poziomu przeglądarki internetowej, jak i z wersji na aplikacje mobilne. Trello można opisać jako cyfrowy odpowiednik notatek zapisywanych na małych karteczkach, które przykleja się do lodówki albo ekranu. Podstawowe kategorie występujące w Trello to Tablice, które można współdzielić z innymi użytkownikami, budujące wizualny podział Listy i służące do zapisywania Karty. Trello to narzędzie uniwersalne i elastyczne – nie narzuca żadnego konkretnego sposobu zarządzania zadaniami, pozostawiając spory margines swobody i samodzielnego kształtowania trybu pracy. Poza najprostszą, darmową, wersją, dostępne płatne pakiety to Business Class i Enterprise.
Zakończenie.
Wymienione w tekście narzędzia – Nozbe, IC Project, MS Project, Podio i Trello – stanowią nieocenioną pomoc w zarządzaniu projektami i można je wykorzystywać przy projektach o różnym charakterze. Nadają się do wielu metodyk, a ich uniwersalne zastosowanie umożliwia klarowny podział zadań, obowiązków i planów w bardzo wielu przedsięwzięciach niezależnie od ich treści i branży z jaką są związane. Narzędzia usprawniają pracę, pozwalają uniknąć stresu i zaoszczędzić dużo czasu – dlatego też zdecydowanie warto je poznać jeżeli poważnie myśli się o zarządzaniu projektami.
Altkom Akademia od 25 lat przekazuje wiedzę swoim słuchaczom – sprawdź aktualne Szkolenia na naszej stronie firmowej.
